ACTIGRAMA ENGINYERIA DE SERVEIS, S.L.

Actigrama-ActiGest - Gestión de Constructoras

¿Qué es Actigrama-*ActiGest?

Se trata de un programa especializado en la gestión de constructoras medianas, que permite gestionar la parte administrativa de la empresa. Desde la incorporación de facturas por diferentes medios (scanner, mail, web), hasta todo el seguimiento y validación de las mismas, totalmente configurable, así como su traspaso a cartera de pagos, y la emisión de pagos ya sea en talón, pagaré, transferencia o confirming.

Por otro lado, incorpora un enlace con diferentes programas de contabilidad, control de presupuestos, emisión de facturas, control de documentación, plataforma web, integrable en la web pre-existente de la empresa donde los proveedores pueden colgar las facturas y ver el estado de las mismas, así como la generación de diferentes informes que permiten analizar los costes de cada obra, y el grado de cumplimiento del presupuesto en cualquier momento.

¿Qué prestaciones tiene Actigrama-*ActiGest?

Programa:
- Login de usuarios con adaptación de idioma y permisos para cada usuario.
- Control y gestión de: Usuarios, Empresas, Clientes, Proveedores, Familias de artículos, Artículos, Unidades de Negocio, Grupos de Gasto, Cuentas Bancarias, Modelos de correo para el envío automatizado, Cuentas Contables y Configuración.
- Control y gestión de Centros de Coste (Datos del centro, Responsables técnicos y administrativos, Clientes y proveedores asociados, Control de Documentación, Documentos Asociados, Definición de presupuesto).
- Registro e incorporación de Documentos mediante Scanner, Selección del disco y Descarga automática desde plataforma WEB.
- Ingresos (Generación y gestión de Facturas emitidas, Tickets de Ingresos directos, Exportación a contabilidad, ...)
- Gastos (Gestión de Facturas Recibidas, Tickets de gastos directos, Exportación a contabilidad, Búsqueda de Textos dentro de los PDF de las facturas, Proceso de validación de facturas configurable, Gestión de Cartera, Gestión y emisión de pagos -Talones, Pagarés, Transferencias, confirming, Cartas de Pago -, facturas Internas (o partes de trabajo y / o material), Presupuestos con Definición e imputaciones de facturas totales o parciales.
- Generación de informes (Costes por centro de coste, Previsiones de pagos, Movimientos de un artículo, Tipo de Factura interna, Ingresos Almacén, Control de documentación de Centros de coste, ...)
- Envío automático de correos.

Plataforma web:
Página web independiente o integrada en su web, con acceso para los proveedores donde después de identificarse pueden:
- Añadir las facturas que emiten
- Ver el estado de sus facturas dentro del circuito de la empresa
- Recibir avisos de incidencias en facturas
- Actualizar sus datos.

Sistema de Validación de Facturas

Para cada responsable asignado a un centro de coste se le define qué partes están bajo su responsabilidad así como su nivel. (El programa permite un solo nivel y responsabilidad total de cada responsable, si se quiere simplificar)

Por su parte, en las facturas se define una tabla con los importes a imputar a cada 'Grupo de Gasto', así como en el centro de coste al que pertenece.

Cada Grupo de gasto pertenece a un área de actividad, que va ligada a un nivel determinado (totalmente configurable), y por tanto al introducir un grupo de gasto en una factura, el programa ya sabe quién la debe validar.

Una vez tenemos la información de los grupos de gasto tanto en la factura como en los diferentes responsables del Centro de Coste, comienza el proceso de validación, que funciona de la siguiente manera:
- Empezando por el(los) responsable(s) con nivel más bajo, a cada uno de ellos le aparecen como pendientes de validar las facturas correspondientes a los grupos de gasto de los que sean responsables, ya sea total o parcialmente.
- Una vez la factura está validada por los responsables de nivel más bajo, la misma les aparece como pendiente de validar a su(s) responsable(s) del nivel inmediatamente superior. Y así sucesivamente hasta llegar al nivel más alto. Se pueden definir tantos niveles como sea necesario, que pueden ser diferentes para cada centro de coste.
- Cada responsable puede ver qué facturas tienen pendientes de validar los responsables de niveles inferiores, pero NO puede ver las pendientes de los responsables de nivel superior.
-Los niveles superiores tienen una opción que les permite validar una factura en cualquier momento, pasando por encima de los responsables inferiores. En este caso, queda registrado en el programa que la factura ha sido validada de esta manera y siempre se puede comprobar quién la ha validado y quién no.